Check-in in einem Portfolio von über  7 Hotels skalieren

In Zusammenarbeit mit einem Project Manager & Systems Analyst führte Shiji eine gezielte Evaluierung der Leistung während der ersten Einführungsphase durch, um zu verstehen, wie sich ein portfolioweiter digitaler Check-in-Prozess über verschiedene Hotelkategorien hinweg verhält.

Die Studie zielte darauf ab, zu ermitteln, wie stark die Nutzung des digitalen Check-ins je nach Gästeprofil variiert und an welchen Stellen der Trichter von der Einladung bis zum Abschluss (Invitation-to-Completion-Funnel) optimiert werden kann. Konkret wurden folgende Aspekte untersucht:

• Die Interaktion der Gäste mit der Einladungs-E-Mail (Öffnungen → Klicks)

• Durchgängige Abschlussraten (Klick → Abschluss)

• Leistungsunterschiede zwischen flughafennahen Hotels und freizeitorientierten Häusern

• Praktische Hebel zur skalierbaren Steigerung der Konversionsrate

‍

Betriebseffizienz & Mitarbeiterproduktivität

Vor der Einführung von Stellaris Digital Stay wurde der Check-in fast vollständig vor Ort im Hotel abgewickelt. Dadurch konzentrierten sich die administrativen Aufgaben auf die Hauptanreisezeiten, was die Teams an der Rezeption zusätzlich belastete – insbesondere in Flughafenhotels mit sehr zeitkritischen Anreisen.

Between Oktober 2025 and März 2026, 2,498 guests completed digital check‑in from nearly 14,000 invitations, achieving a 17.9% end‑to‑end completion rate while maintaining stable funnel performance as volume scaled. Operationally, this shifted a significant portion of check‑ins away from the front desk, freeing an estimated 125–208 hours of front desk capacity, based on an average manual check‑in duration of 3–5 minutes. This time was redirected toward guest‑facing service rather than administrative processing. The impact was most pronounced at airport properties, which accounted for 49.4% of all digital check‑ins.

Guest Engagement & Adoption

Guest engagement with digital check‑in remained strong throughout the rollout period. Funnel performance remained stable as invitation volume increased by 74%, indicating sustained guest interest even as adoption scaled across additional properties.

Von denjenigen, die das System nutzten, schlossen 17.5% den gesamten digitalen Check-in-Prozess durchgängig ab. Die Nutzungsrate war an flughafennahen Hotels am höchsten, da Gäste dort in der Regel stärker durch Schnelligkeit und Bequemlichkeit motiviert sind. Diese Muster zeigen, dass der digitale Check-in dann die größte Resonanz findet, wenn das Erlebnis eng auf die Absichten der Gäste abgestimmt ist. Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, digitale Abläufe an unterschiedliche Reisekontexte anzupassen.

System Integration & Cross‑Team Communication

Stellaris Digital Stay provided centralized visibility into guest engagement and conversion across all seven properties. Performance data could be viewed and compared at both portfolio and property‑type levels.

Diese gemeinsame Transparenz ermöglichte es den Digital-, Produkt- und Betriebsteams, auf Basis einer einheitlichen Datenquelle („Single Source of Truth“) zu arbeiten. So konnten Muster wie die stärkere Leistung an Flughafenstandorten und spezifische Abbruchstellen innerhalb des Trichters schnell identifiziert werden. Die Möglichkeit, die Leistung einzelner Häuser miteinander zu vergleichen, machte den digitalen Check-in von einer bloßen Funktionseinführung zu einem fortlaufenden, datengesteuerten Optimierungsprozess.

Stabilität der Bereitstellung

The solution was deployed across seven properties over several months without reported stability issues. Performance data remained consistent across locations, supporting portfolio‑level monitoring from early rollout stages.

Die erfolgreiche Einführung in mehreren Hotels zeigt, dass Stellaris Digital Stay skalierbar ist und eine stabile Grundlage bietet, um digitale Gästeabläufe über verschiedene Hotelumgebungen hinweg auszuweiten

Scalability & Future‑Readiness

Die Trichteranalyse (Funnel-Analyse) hat gezeigt, dass das größte Optimierungspotenzial zwischen dem Öffnen der E-Mail und dem Klicken liegt. Über das gesamte Portfolio hinweg haben 44.5% der Gäste, die die E-Mail geöffnet haben, nicht weitergeklickt, was 2,225 Gästen entspricht. Diese Erkenntnis zeigt deutlich auf, wo schrittweise Verbesserungen erzielt werden können. Anstatt Änderungen an der Kernplattform vorzunehmen, können Optimierungen durch die Anpassung von E-Mail-Inhalten, klarere Handlungsaufforderungen (Calls to Action) und zeitliche Anpassungen vorangetrieben werden. Dank einer starken Interaktion am oberen Ende des Trichters und klar identifizierter Optimierungshebel ist das Portfolio bestens aufgestellt, um die Nutzungsrate durch gezielte, skalierbare Verbesserungen weiter zu steigern.