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Travel Charme Fürstenhaus am Achensee (c) ArneNagel

In dieser Fallstudie erfahren wir, wie die Technologie den Betrieb des Travel Charme Strandhotels an der norddeutschen Küste rationalisiert hat.

Das Travel Charme Strandhotel Bansin ist ein beliebtes Hotel für Urlauber in Deutschland und ganz Europa. "Wir sind ein sehr familienfreundliches Hotel mit einem Kinderclub, der Aktivitäten für Kinder jeden Alters anbietet", sagte mir der General Manager Greg Smlatic, als wir kürzlich miteinander sprachen. Das Hotel verfügt über 100 Zimmer, in denen jede Nacht etwa 250 Gäste übernachten, und die Nachfrage ist während der Ferienzeit am größten, wenn die Gäste das Hotel und die Umgebung genießen.

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Während die Gäste es genießen, mehrere Möglichkeiten zu haben, auf dem Gelände des Hotels zu speisen, bringt dies auch operative Herausforderungen mit sich. Eine davon ist das Management von Speisen und Getränken im Zusammenhang mit Veranstaltungen, die ein wichtiger Bestandteil des Hotelbetriebs sind. "Wir haben ein umfangreiches Unterhaltungsprogramm entwickelt", sagt Greg. "Es kommt häufig vor, dass Teams Live-Konzerte und ähnliche Veranstaltungen organisieren müssen.

Das Gastronomie-Team muss auch herausfinden, wie es eine breite Palette an kulinarischen Optionen effizient anbieten kann. "Wir servieren in unserem klassischen Restaurant viele mediterrane Gerichte. Unten im Bistro konzentrieren wir uns auf regionale Spezialitäten. Kreativität und Qualität zu liefern, stellen eine Herausforderung dar, denn es werden nicht nur Köche benötigt, die die Gerichte entwerfen können, sondern auch Teams, die sie umsetzen. Unser F&B-Team besteht aus etwa 30 Personen, und alles, was wir tunzielt darauf ab, zufriedene Gäste sicherzustellen.“

Travel Charme Strandhotel Bansin (c) ArneNagel

Es ist schwierig, all dies in einem Hotel unter einen Hut zu bringen, insbesondere in einem großen Haus mit komplexen Prozessen und Veranstaltungen wie dem Travel Charme Strandhotel Bansin. Das Hotelteam nutzte zuvor eine andere Technologie zur Verwaltung der F&B-Aktivitäten und fand diese etwas schwierig zu bedienen. "Sie wurde oft nicht rechtzeitig oder nicht ausreichend aktualisiert", sagte Greg. "Sie war langsam in der Anwendung. Ich konnte es mir nicht erlauben, dass meine Teammitglieder ihre Zeit mit der Technologie verschwenden und sie den Gästen wegnehmen”

Gastfreundschaft zu bieten und Gäste zu begeistern, braucht natürlich Zeit, aber das war nur der Anfang der Herausforderungen, denen sich Greg stellen musste.

“Ich fand mich dabei, Zeit mit der Suche nach Dingen im System zu verschwenden.Wenn wir ein neues Menü erstellen mussten, hat uns das unglaublich viel Zeit gekostet. Zeit, die wir für bessere Dinge hätten verwenden können, als tagelang am Computer zu sitzen, nur um etwas in ein System einzugeben."

"Ich muss mich mit meinen Gästen unterhalten", sagt Greg. "Das ist der Teil der Arbeit, der am meisten Spaß macht. Als Hotelmanager muss man manchmal im Büro arbeiten. Ich versuche, die Zeit hier so effizient wie möglich zu nutzen, denn die Zeit am Computer wird das Erlebnis für die Gäste wahrscheinlich nicht verändern."


Natürlich ging es beim Umgang mit den Gästen nicht nur darum, Greg ein gutes Gefühl zu geben. Die Gäste bemerken und schätzen das auch. "Ich denke, es ist immer wichtig, als Manager für sein Team da zu sein, oft mit ihnen zu sprechen und sie zu unterstützen. Manchmal gibt es Probleme, und dann muss man eingreifen und seine Mitarbeiter schützen. Ich stehe immer hinter meinem Team und bin für sie da."

Aus all diesen Gründen war es klar, dass eine Änderung notwendig war.

Einführung einer neuen F&B-Technologie

Das Unternehmensteam von Travel Charme war für die Auswahl neuer Technologien für die F&B-Erlebnisse des Unternehmens verantwortlich.  

"Die Entscheidung für das System wurde in unserer Zentrale getroffen, weil wir so viele Hotels haben: 11 Hotels in Deutschland und Österreich, und zwei weitere werden bald eröffnet," sagte Greg mir. "Unser Technologie-Team hat eine umfangreiche Suche durchgeführt und das Kassensystem von Shiji, Infrasys, als die beste Option auf dem Markt ausgewählt. 


Nach dieser Entscheidung war jedes Managementteam des Hotels daran beteiligt, die Technologie auf dem Anwesen umzusetzen. Greg fand diesen Prozess unkompliziert. 

"Alles war im Voraus so gut vorbereitet. Wir wussten genau, was Shiji von uns brauchte, und konnten es vorbereiten, so dass wir nicht Wochen oder Monate mit der Einrichtung verbringen mussten." 

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Der Prozess der Aktivierung der neuen Technologie begann mit einer Einführungsveranstaltung, bei der das Shiji-Team die Arbeitsmappen erläuterte, die es zur Rationalisierung des Einrichtungsprozesses erstellt hatte. "Sie halfen uns schnell zu verstehen, wie der Prozess aussehen würde", erzählte Greg. "Jedes Mal, wenn man ein Kernsystem wie dieses ändert, gibt es viele Dinge zu beachten: von der Frage, wie man es dem Team so einfach wie möglich machen kann, bis hin zur Logistik, wie die Einrichtung von Druckern und die Platzierung von Stationen."

Dank der Unterstützung durch das Team in der Shiji-Zentrale war die Implementierung und Einrichtung "sehr, sehr einfach", erinnert sich Greg. "Es war alles in nur wenigen Tagen erledigt."

Greg war wirklich beeindruckt von der Effizienz des gesamten Prozesses, weil Shiji alles im Voraus vorbereitet hatte. Indem sie alle Elemente, die eine erfolgreiche Implementierung erfordern, durchdachten und die Arbeit für das Team vor Ort im Voraus erledigten, bemerkte Greg, dass es einfacher war, als er erwartet hatte.


"Natürlich hatte ich zu Beginn einige Bedenken, weil wir mitten in der Hochsaison und voll ausgebucht waren. Einen ganzen Prozess in einem Kernsystem zu ändern, scheint ein wenig beängstigend zu sein. Wenn man darüber nachdenkt, was alles schief gehen könnte, ist das eine ganze Menge. Aber wir wussten, dass unsere alte Arbeitsweise für uns nicht mehr funktionieren würde. Durch eine sorgfältige Planung und Vorbereitung waren wir in der Lage, die Umstellung schnell und erfolgreich durchzuführen - mit minimalen Auswirkungen auf Mitarbeiter und Gäste."

Travel Charme Strandhotel Bansin (c) ArneNagel

Ergebnisse nach Einführung des neuen POS

Die eingeführte neue Technologie hat unsere Erfahrungen erheblich verbessert und bietet im Vergleich zu unserem alten System einen spürbaren Fortschritt.

"Die Bedienung ist sehr einfach. Neue elemente können sehr schnell hinzugefügt werden, indem man alte Menüs kopiert und die unkomplizierte Schnittstelle nutzt. Das spart uns eine Menge Zeit", so Greg auf die Frage, wie wir heute mit der neuen Technologie leben. "Wenn wir etwas vergessen, ist das kein Problem, denn wir können es sofort korrigieren."

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Technologie, auf die man sich verlassen kann

Die stabile Zuverlässigkeit ist ebenfalls ein großer Vorteil, den sie festgestellt haben. "Jetzt brauche ich nicht mehr so viel Zeit, um das System neu zu starten, weil die Plattform sehr, sehr stabil ist. In den letzten anderthalb Jahren gab es nur zwei kleine Pannen, die die Shiji in kürzester Zeit behoben hat."

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Dies ist aufgrund der Erfahrungen, die viele Hotelbetreiber mit veralteten Technologien gemacht haben, von entscheidender Bedeutung. "Im Gastgewerbe haben viele das Gefühl, dass die Technologie immer zum ungünstigsten Zeitpunkt kaputt geht - und ich habe das auch schon erlebt. Daher kann ich mich auf das System von Shiji verlassen und weiß, dass wir ein erstklassiges technisches Team haben, das uns zur Seite steht.

Technologie, die die Arbeit erleichtert

Die Benutzerfreundlichkeit ist ein weiterer entscheidender Vorteil für Greg und sein Team. Mit 30 Teammitgliedern und einem Umfeld, in dem es schwierig ist, neue Mitarbeiter einzustellen, war die Unterstützung neuer, unerfahrener Teammitglieder von entscheidender Bedeutung.

"Wir hatten keine Probleme, neue Mitarbeiter in die Benutzung von Shiji einzuweisen, weil es so einfach ist. Es gibt keine überflüssigen Schritte, und die Teammitglieder werden durch Softwareinterne Aufforderungen angeleitet, die richtige Auswahl zu treffen. Es erinnert den Benutzer daran, wenn er vergessen hat, eine Bestellung an die Küche zu senden oder Ähnliches." 


Das ist natürlich die Aufgabe der Technologie: uns an Dinge zu erinnern, die wir übersehen haben, und uns die richtige Richtung zu weisen.

Straubinger Grand Hotel Bad Gastein (c) Arne Nagel AMOA e.K

Mit Flexibilität zurechtkommen

Auch die Flexibilität ist ein wichtiger Vorteil, den Greg und sein Team erkannt haben, da die gastronomischen Konzepte auf diesen Häusern so unterschiedlich sind 

"Wir fanden es sehr nützlich, weil es natürlich in jedem Restaurant unterschiedliche Menüs gibt, aber wir konnten die Artikel aus jedem Restaurant kombinieren und fanden es sehr, sehr einfach, dies aufzuteilen. Ich war schon immer ein Fan davon, ein System für so viele Dinge wie möglich zu verwenden, und wir konnten Shiji in unserem Concept Store an der Rezeption einsetzen, wo die Gäste mit ihrem iPhone Einkäufe tätigen können - es ist alles sehr nahtlos."

Einsicht in die Vorgänge

Ein weiterer Punkt, den Greg an Shiji Infrasys besonders schätzt, ist der Einblick, den er durch die Analysen gewinnen kann

 Als Hotelmanager ist es heute sehr wichtig, die Zahlen hinter all dem zu kennen. Wir müssen sehen, wie viel von jedem Artikel verkauft wurde. Wie viele Gedecke haben wir gemacht? Was sind die Stoßzeiten? Wie lange dauert es, Gäste zu bedienen? Datenpunkte wie diese sind sehr hilfreich für mich bei der Planung und Steuerung unserer Teams. 

Anhand dieser Erkenntnisse kann Greg Entscheidungen treffen, um sowohl die betriebliche als auch die finanzielle Leistung des Hotels zu verbessern. Und er sieht bereits die Auswirkungen.

"Unsere Manager konnten mit unseren Restaurant-Mitarbeitern zusammenarbeiten und ihnen helfen, besser zu verkaufen. Unser Gast mag vielleicht einen Gin Tonic, also können wir das System so konfigurieren, dass es ihm automatisch fünf Gins vorschlägt, die ihn interessieren könnten. Es kann so eingestellt werden, dass wir nur Gins mit einer guten Gewinnspanne verkaufen. Und auf der anderen Seite können wir anhand von Berichten sehen, welche Mitarbeiter am effektivsten im Upselling sind und belohnt werden sollten."

Obwohl es sehr schwierig ist, die Zeit- und Geldersparnis abzuschätzen, sieht Greg die Effizienz im gesamten Betrieb. "Es ist gar keine Frage, dass wir mit Shiji's POS Zeit sparen und mehr Geld verdienen. "Unsere Teammitglieder sagen, dass Shiji's POS ihnen das Leben erleichtert hat. Vor allem die Mitarbeiter, die schon einige Jahre bei uns sind und unser altes System nutzen mussten, waren sehr froh über die Veränderung."

Ein Ziel von Greg, der für die Gastronomie im gesamten Hotel zuständig ist, war es, weniger Zeit mit der Technik zu verbringen um mehr Zeit für Gespräche mit den Gästen zu haben. Das hat er erreicht.

"Shiji spart mir eine Menge Zeit. Ich habe jetzt Zugang zu allem, was ich brauche. Wenn ich einen Bericht erstellen möchte, kann ich einen Knopf drücken und er ist sofort verfügbar. Das spart Zeit für mich und für mein Team. Ich finde die Berichte leicht verständlich und kann sofort sehen, wie erfolgreich die Leistung des Vortages war. Ich kann sofort sehen, ob es Probleme gibt."

Badeschloss Hotel (c) Arne Nagel AMOA e.K

Ratschläge für andere Hotelbetreiber

Greg ermutigt andere Hoteliers, Technologien zu erkunden, die ihnen helfen können, die gleichen Ergebnisse zu erzielen wie er selbst.

"Jeder ernsthafte Hotelier braucht eine funktionierende technologische Infrastruktur. Natürlich kostet dies etwas Geld und braucht Zeit, aber gute Dinge kosten immer Geld. Es ist eine Investition in mehr Effizienz. Sie hilft bei allem, von der Planung bis him zum täglichen Betrieb." 


Greg ermutigt die Verantwortlichen in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie, nicht nur die Gesamtkosten des Programms zu betrachten, sondern auch das Gesamtbild und die beträchtlichen Zeit- und Geldersparnisse sowie die Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung mit moderner F&B-Technologie. 

"Schauen Sie nicht nur auf den Anschaffungspreis, sondern holen Sie sich das Feedback von anderen, die das Produkt verwenden, und verstehen Sie, was es wirklich für Ihr Unternehmen bedeutet. Es gibt so viele Vorteile, die sich aus der Investition in diese Technologie ergeben. Machen Sie Ihre Hausaufgaben, sprechen Sie mit anderen, die diese Technologie erfolgreich einsetzen, und Sie werden in der Lage sein, heute als Hotelführer erfolgreich zu sein."

Über die Shiji Group

Die Shiji Group ist ein multinationales Technologieunternehmen, das Softwarelösungen und Dienstleistungen für Unternehmen im Gastgewerbe, in der Gastronomie, im Einzelhandel und in der Unterhaltungsbranche anbietet. Das Angebot reicht von Technologieplattformen für das Gastgewerbe, Hotelmanagementlösungen, Gastronomie- und Einzelhandelssystemen, Zahlungsgateways, Datenmanagement, Online-Vertrieb und mehr. Die Shiji Group wurde 1998 als Anbieter von Netzwerklösungen für Hotels gegründet und umfasst heute über 5,000 Mitarbeiter in mehr als 80 Tochtergesellschaften und Marken in über 31 Ländern, die mehr als 91,000 Hotels, 200,000 Restaurants und 600,000 Einzelhandelsgeschäfte bedienen.

Über Travel Charme Hotels und Resorts

Das Travel Charme Strandhotel Bansin, an der malerischen Ostseeküste der Insel Usedom gelegen, bietet einen kilometerlangen Sandstrand, weitläufige Terrassen, die den Zauber der Ostsee und der vielen Sonnenstunden einfangen. Ausgezeichnet vom Tourismusverband Mecklenburg-Vorpommern für Zufriedenheit, Freundlichkeit und Preiswürdigkeit, bietet dieses Hotel allen Generationen einen idealen Urlaub. Travel Charme Hotels & Resorts steht für eine einzigartige Kollektion von derzeit elf individuellen Ferienhotels der Vier- bis Fünf-Sterne-Kategorie in Deutschland und Österreich mit Standorten in den Bergen und am Strand.

Zusammenfassung:

Diese Fallstudie befasst sich mit der betrieblichen Umstrukturierung im Travel Charme Strandhotel Bansin, Deutschland, die durch die Implementierung des Infrasys POS-Systems von Shiji erreicht wurde. Die Gruppe sah sich mit den Herausforderungen eines veralteten Systems konfrontiert und erkannte die Notwendigkeit einer transformativen Lösung zur Rationalisierung der Prozesse. Das Hotel verfügt über 100 Zimmer und ein vielfältiges gastronomisches Angebot, darunter zwei Restaurants und ein Bistro, und beherbergt rund 250 Gäste sowie verschiedene Veranstaltungen. Mit dem neuen Kassensystem wurden Effizienz, Einfachheit und Zuverlässigkeit deutlich verbessert. Greg hob die Stabilität des Systems, die Benutzerfreundlichkeit und die Flexibilität bei der Kombination von Menüs aus verschiedenen Restaurants hervor.

Über den Kunden:

Das Travel Charme Strandhotel Bansin, an der malerischen Ostseeküste der Insel Usedom gelegen, bietet einen kilometerlangen Sandstrand, weitläufige Terrassen, die den Zauber der Ostsee und der vielen Sonnenstunden einfangen. Ausgezeichnet vom Tourismusverband Mecklenburg-Vorpommern für Zufriedenheit, Freundlichkeit und Preiswürdigkeit, bietet dieses Hotel allen Generationen einen idealen Urlaub. Travel Charme Hotels & Resorts steht für eine einzigartige Kollektion von derzeit elf individuellen Ferienhotels der Vier- bis Fünf-Sterne-Kategorie in Deutschland und Österreich mit Standorten in den Bergen und am Strand.

Gebiet:
Germany, Austria
Anzahl Hotels:
11
Anzahl Zimmer:
100
Implementierte Lösung:

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Klient:
Travel Charme Strandhotel Bansin
Veröffentlichungsdatum:
Lösung:
Gastronomie

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