Wie Sircle Collection eine moderne, skalierbare Infrastruktur aufgebaut hat, um betriebliche Herausforderungen zu meistern

Sircle Collection was created by the award-winning, Amsterdam-based entrepreneur Liran Wizman and includes the lifestyle-driven brands Sir Hotels, Max Brown Hotels, and Park Centraal Hotels. Founded in 2011 Sircle Collection enjoyed expansion to its current portfolio of 13 properties.

“We are independent and this allows us to create truly magical offerings,” the group’s CEO Bram Van Der Hoek said. “We all love to work from scratch when it comes to new projects or brands. Various things attract us to a project, but usually, it’s an interesting city, neighborhood, or even building. We pull from the history, design, surrounding culture, and the energy of the people to make a project come alive.”

Providing exceptional hospitality had been a priority from the beginning. “Our leadership team is very passionate about making sure our guest experience is not only enjoyable from a product and design standpoint but every personal interaction creates a positive experience,” observed Wietse Bijzeit, Sircle Collection's Group Director of Technology and Business Solutions.

Herausforderungen beim Wachstum

Die Konzentration auf ein differenziertes Erlebnis hat Sircle Collection sowohl bei den Medien als auch bei den Gästen Anerkennung eingebracht, allerdings war der Betrieb technologisch reaktiv geworden und begann, die Wachstumsambitionen des Unternehmens zu begrenzen.

„Sircle Collection war auf der Suche nach einem Partner, der eine umfassende Strategie entwickeln sollte, wie Technologie das Unternehmen voranbringen und sowohl Gästen als auch Mitarbeitern mehr Möglichkeiten bieten könnte.“, meinte Bijzeit. Es war eine Gelegenheit, die ihn motivierte, dem Unternehmen beizutreten, um dessen Technologieorganisation zu leiten. 

„Wir wussten, dass wir mit großartigen Partnern zusammenarbeiten und gemeinsam mit ihnen und den einzelnen Abteilungen unseres Unternehmens Innovationen entwickeln wollten. Wir möchten es unseren Mitarbeitern leichter machen, ihre Arbeit zu erledigen (nämlich mit den Gästen in Kontakt zu treten und sie zu betreuen) anstatt uns auf Systeme zu konzentrieren. Wir mussten darüber nachdenken, welche Prozesse über unsere Marken hinweg vereinheitlicht werden könnten und Schmerzpunkte sowohl für unsere Gäste als auch für unsere Mitarbeiter zu identifizieren und zu beseitigen.“

Die Suche nach einer Lösung

Die Reise zur Lösung dieser Herausforderungen begann damit, dass Bijzeit und sein Team fünf Kernziele für das Unternehmen definierten:

• Modernisierung der IT-Infrastruktur
• Zukunftssicherheit des Technologie-Stacks
• Erwartungen in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit zu übertreffen
• Aufbau leistungsfähiger Teams
• Datengesteuert sein

Mit diesem Rahmenwerk begann die Suche nach einer Basistechnologie, die all diese Ziele unterstützen würde. „Wenn Sie über eine Basistechnologie verfügen, die offen ist und mit Einzellösungen verbunden werden kann, maximieren Sie Ihre Optionen für die Zukunft“, so Bijzeit.

Integration war der Schlüssel für Bereiche wie Technologie zur Umsatzverwaltung. „Wir mussten wissen, ob sich die Systeme so weit integrieren lassen, dass sie die Strategien unserer Umsatz- und Vertriebsteams unterstützen. Dazu mussten wir uns mit jedem Funktionsteam in unserer Organisation treffen, um ihre Ziele zu verstehen.“

Es war von Anfang an klar, wie wichtig die Sicherheit sein würde. „Unsere Herangehensweise an dieses Thema hing von der Art des Systems und den verarbeiteten Daten ab, wobei wir sehr genau darauf achteten, wie die Datenschutzkontrollen aussehen und wie jede Lösung die Sicherheit gewährleistet.“ Dazu gehörte auch, dass wir die Fähigkeiten der internen Security Operation Centers (SOCs) und Network Operation Centers (NOCs) sowie den verfügbaren Support kennenlernten.

Insgesamt musste Sircle Collection den richtigen Partner finden, der es ihnen ermöglicht, innovativ zu sein. „Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die falschen Technologieanbieter Innovation bremsen können. Wir wollten Partner finden, die mit uns zusammenarbeiten, um unseren Traum von der Verbindung zwischen Menschen und Technologie zu verwirklichen. Das erforderte sowohl eine kulturelle als auch eine produktspezifische Anpassung.“

Warum sich Sircle Collection für die Shiji Group entschieden hat

Nach Prüfung aller verfügbaren Optionen und dem Kennenlernen der Teams, die hinter den einzelnen Technologieanbietern stehen, entschied sich Sircle Collection für die Enterprise Platform von Shiji als Basis für seinen Technologie-Stack. 

Für die Teams von Sircle Collection war die Kombination aus technischem Können und kultureller Übereinstimmung ausschlaggebend. „Ich habe kein anderes Unternehmen mit einer solchen Vision für Innovation, Zusammenarbeit und gemeinsamer Weiterentwicklung gesehen wie Shiji. Wir sind ehrgeizig und spürten den gleichen Ehrgeiz der Shiji Group für Wachstum. Es geht nicht nur um Wachstum um des Wachstums willen, sondern um den Aufbau einer Infrastruktur, die nachhaltig für echte Veränderungen sorgt. Sie nennen es eine Kultur des Hinschauens, Zuhörens und Lernens, in der sie wirklich verstehen wollen, was unsere Probleme sind und wie sie mit uns zusammenarbeiten können, um diese Probleme zu lösen. Das klingt einfacher, als es ist, und es braucht Zeit, aber wir haben das in unserer Partnerschaft mit ihnen von Anfang an gesehen.“

Konnektivität war ein Schlüsselfaktor für die Entscheidung. „Die Plattform von Shiji ist API-first und hat bereits bewiesen, dass sie großartige Verbindungen für Zahlungen, Vertrieb und andere Teile unseres Geschäfts ermöglicht“. Die Microservices-Architektur ist ein wesentlicher Bestandteil der Konnektivität. „Ich denke, dass dies eine wirklich kluge Entscheidung von Shiji ist und sich für uns bereits als erfolgreich erwiesen hat. Sie macht es uns leichter, andere Produkte in die Plattform zu integrieren und verbessert die Leistung.“

Das Ökosystem der von dem Unternehmen angebotenen Produkte war überzeugend. „Wir haben festgestellt, dass die Lösungen von Shiji, wie z.B. das Infrasys-Angebot für F&B, in vielen Fällen die besten Produkte für uns sind. Wenn wir eine andere Lösung benötigen, können wir sie problemlos mit anderen Technologiepartnern integrieren. Aber es kommt immer darauf an, dass wir eine Basistechnologie haben, die uns diese Optionen bietet und genau das ermöglicht uns die Shiji Enterprise Platform.“

Die Sicherheitsfunktionen von Shiji fielen dem Team von Sircle Collection bei der Überprüfung besonders positiv auf. „Wir haben viel über die Kultur, Strategie und Implementierung gelernt, die Sicherheit und Datenschutz gewährleisten. Die Art und Weise, wie sie mit Partnern wie AWS zusammenarbeiten, gewährleistet Sicherheit auf Unternehmensniveau. Sie haben auch eigene Sicherheits- und Netzwerkbetriebszentren, so dass wir sicher sein können, dass sich jemand rund um die Uhr um unsere Daten kümmert. Das ist wirklich wichtig für uns.“

Robuste Datenschutzkontrollen fügten eine weitere Ebene der Sicherheit hinzu. „Wir haben die Mechanismen gesehen, die sie für die Datenverarbeitung und das grenzüberschreitende Datenmanagement verwenden, was zum Beispiel für die Arbeitsabläufe im Marketing wichtig sind. Dazu gehört, dass wir alle Berührungspunkte unserer Gäste berücksichtigen, einschließlich Online-Check-in und Kioske und nicht nur ein Kästchen auf einem Formular ankreuzen. Wir waren in der Lage, all diese Daten auf sichere Weise zu zentralisieren, um unseren Gästen ein besseres Erlebnis zu bieten und sie besser bedienen zu können.“

„Wir haben uns nicht nur wegen der Skalierbarkeit und Wartungsfreundlichkeit für Shiji entschieden, sondern auch wegen der Tatsache, dass das Hosting auf Amazon Web Services (AWS) in mehreren Rechenzentren die Infrastruktur und Sicherheit bietet, die wir brauchen.“

Die Ressourcen, die Shiji in seine Plattform investiert, haben das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit des Unternehmens gestärkt. „Wenn man sich die Infrastruktur ansieht, die dort aufgebaut wurde und wie sie das mit AWS umgesetzt haben, dann ist klar, dass sie in der Lage sind, das Wachstum und die Innovation auch in Zukunft noch zu beschleunigen. Sie haben etwas geschaffen, das wir selbst nie hätten schaffen können und was uns in die Lage versetzt, als Weltklasse-Gastronomieunternehmen zu agieren.“

Aktivierung als Chance

Nachdem die Entscheidung für eine Zusammenarbeit mit Shiji gefallen war, betrachtete Sircle Collection den Einführungs- und Implementierungsprozess als eine Chance. 

„Standardisierung war für uns sehr wichtig, daher wollten wir diesen Moment nutzen, um mit einem sauberen System zu beginnen und die Standards dafür zu setzen, wie wir auf lange Sicht arbeiten würden“, erinnert sich Bijzeit. „Shiji hat uns durch den gesamten Prozess geführt und uns dabei geholfen, sicherzustellen, dass wir vollständig verstehen, welche Konfigurationen und Einstellungen vorgenommen werden müssen. Das Verständnis von Dingen wie den Steuerkonfigurationen war sehr hilfreich, um sicherzustellen, dass wir keine Fehler machen, die uns später einschränken würden. Es war ein sehr gut geführter Prozess, bei dem wir voneinander lernten und erkannten, dass unser Datenstandardisierungsprozess erfolgreich war und unser erstes Go-Live erfolgreich verlief. Von Anfang an und während der gesamten Implementierung hatten wir das Gefühl, dass Sircle Collection und Shiji als ein Team zusammenarbeiteten, um unsere Hotels in Betrieb zu nehmen und die gewonnenen Erkenntnisse zu nutzen, um unseren Prozess weiter zu verbessern. Es war eine echte Partnerschaft.“

Die Vorteile der Nutzung der Shiji Enterprise Platform

Heute ist Sircle Collection auf dem besten Weg, alle seine Hotels bis Ende des Jahres auf einer einzigen, integrierten Plattform zu vereinen. „Ich bin wirklich stolz darauf, wie unsere Teams und das Shiji-Team zusammengearbeitet haben, um dies auf der Shiji Enterprise Platform zu ermöglichen.“

Sircle Collection sieht bereits die Vorteile des Betriebs auf einer einzigen Cloud-basierten Plattform und Bijzeit teilte eine Anekdote über die Flexibilität der Mitarbeiter als Beispiel. „Unsere Teams in Amsterdam können problemlos zwischen den Hotels in dieser Stadt wechseln, weil alle Technologien und Arbeitsabläufe gleich sind.“

Auch die Automatisierung beginnt bereits, Vorteile zu liefern. „Ich würde sagen, dass wir bisher etwa 10 % der Möglichkeiten ausschöpfen, aber ich bin wirklich stolz auf die Auswirkungen auf unsere Teams und die Unternehmensleistung. Das Tolle daran ist, dass wir noch so viel Potenzial haben. Wir haben uns auf die nächste Phase der verbesserten Abläufe und Integrationen vorbereitet, die ein besseres Upselling und eine kanalübergreifende Gästekommunikation ermöglichen werden. Das ist wirklich aufregend für uns.“

Vorbereitet auf das Kommende

Sircle Collection freut sich darauf, in Zukunft Lösungen zu implementieren, die dem Unternehmen einen nachhaltigen, langfristigen Nutzen bringen. 

„Aufgrund der Entscheidungen, die wir mit der Shiji Group getroffen haben, werden wir in der Lage sein, künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und Sprachtechnologie tatsächlich zu berücksichtigen – nicht als Schlagworte, sondern als echte Chancen für Effizienz und Differenzierung. Dank der Infrastruktur und der Partnerschaft mit der Shiji Group sind wir in der Lage, auf eine Weise innovativ zu sein, wie es andere Unternehmen nicht können.“

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