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Atlas Hotels

Europa

Wie Atlas Hotels mithilfe von Technologie in einer sich schnell verändernden F&B-Umgebung zurechtkam

Europa

Infrasys POS

Regionale Gruppen

Europa

Betriebsregion

58

Gesamtzahl der Hotelstandorte

7,000

Anzahl der Zimmer

Atlas Hotels, der größte Franchisenehmer von Holiday Inn Express Hotels in Großbritannien und Europa, hat während der Pandemie einen Entwicklungskurs namens Evolve für seine Betriebsleiter gestartet. Zwei Cluster-Betriebsleiter von Atlas, Erica Beckwith und Abs Linton, entschieden sich, sich auf Lebensmittel und Getränke zu konzentrieren, da sie neue Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung identifizierten. Sie arbeiteten mit ihrem kaufmännischen Leiter und ihren Daten- und IT-Teams zusammen, um ihre Anforderungen zu ermitteln, und wählten dann Infrasys von Shiji als beste Lösung zur Verbesserung der Konsistenz, der Menüaktualisierungen, der zentralen Steuerung und der Verwaltung.

Umgesetzte Lösungen

Infrasys POS

Reviewpro Reputation

Iceportal Content

Shiji Platform

Daylight PMS

Meridian Experiences

Horizon Distribution

Astral Payments

Twilight Data + AI

Anout der Kunde

Atlas Hotels ist der größte Franchisenehmer von Holiday Inn Express Hotels in Großbritannien und Europa. Das Unternehmen geht zurück auf 1996, als Somerston Hotels gegründet wurde und ein Jahr später sein erstes Hotel eröffnete. Sein Portfolio wuchs schnell und 2005 wurde zum größten Franchisenehmer von Holiday Inn Express Hotels in Europa. Unter 2014 wurde das Unternehmen in Atlas Hotels umbenannt und besitzt und betreibt heute 58 Häuser mit mehr als 7,000 Zimmern an wichtigen Geschäfts- und Freizeitzielen in ganz Großbritannien. Wir sprachen mit den Cluster Operations Managern Erica Beckwith und Abs Linton über ihren Weg in die operative Führung und darüber, wie sie Technologie genutzt haben, um sich in einem sich schnell verändernden Umfeld zurechtzufinden.

Der Weg zur Führungskraft im Hotelbetrieb

Abs Linton spent the last 20 years of his career in the hospitality industry, starting at reception and then working his way up through various departments within Atlas to his current leadership role with the company’s full-service properties.

„Ich wusste schon in jungen Jahren, dass ich beruflich im Gastgewerbe arbeiten wollte“, erzählte er uns. „Menschen zu helfen und mit ihnen zu kommunizieren gibt mir ein Gefühl der Sinnhaftigkeit. In dieser Branche gibt es so viele Möglichkeiten, sich zu spezialisieren. Sie ist vielfältig, dynamisch und herausfordernd.“

Für Abs bot die Möglichkeit zur Spezialisierung die Möglichkeit, Lebensmittel- und Getränkebetriebe zu leiten. „Ich hatte schon immer ein großes Interesse daran, wie es mit Technologie zusammenhängt und wie wir Dinge besser machen und unseren Teammitgliedern das Leben leichter machen können.“

Erica Beckwith got started in the hospitality business for similar reasons, first as a hotel receptionist because she liked working with people. From there, her career has included roles as a front office manager, working on the finance team, and as a general manager.

„Ich sage den Leuten immer, dass man in einem Hotel mit eingeschränktem Service alles über das Gastgewerbe viel schneller lernt als in einem Hotel mit vollem Service, weil man dort nicht nur in einer Abteilung arbeitet. Man macht alles selbst und entwickelt so schnell sein Wissen und seine Fähigkeiten.“

Heute ist Erica Cluster Operations Managerin und betreut vier Hotels im Atlas-Portfolio. Ihr Fokus lag schon immer darauf, den Gästen ein großartiges Erlebnis zu bieten, doch jetzt übernimmt sie auch mehr Verantwortung für die Mitarbeiterbetreuung, und das ist sehr bereichernd. „Ich liebe es, Menschen dabei zuzusehen, wie sie in ihrer Karriere erfolgreich sind, und ihnen dabei zu helfen, ihren Weg zu gehen.“

Lernen, Innovationen voranzutreiben

Während der Pandemie startete Atlas für seine Betriebsleiter einen Entwicklungskurs namens „Evolve“, der die Arbeit an Projekten unterstützte, die das Unternehmen in den kommenden Jahren verändern würden.

Abs und Erica beschlossen, ihre Bemühungen auf Speisen und Getränke zu konzentrieren, weil sie eine Leidenschaft für diesen Bereich der Gastronomie haben und ein gemeinsames Interesse daran haben, neue Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz zu finden. „Ich bin immer neugierig, wie wir Dinge besser machen und unseren Teammitgliedern das Leben leichter machen können“, sagte Abs. „Die Teilnahme an Evolve hat uns eine strategische Denkweise vermittelt und wir wussten, dass es eine Möglichkeit gab, sowohl die Effizienz als auch die Konsistenz zu verbessern.“

Herausforderung durch veraltete Technologie

Die Erfahrungen, die Abs und Erica bei ihrer Arbeit im operativen Geschäft und bei der Leitung von Betriebsteams gesammelt hatten, machten deutlich, dass es einige Dinge gab, die sie in Bezug auf ihre Lebensmittel- und Getränketechnologie zurückhielten.

Menu updates were time-consuming. Any changes required going through a planning process with data and purchasing teams to present a forecast of what they thought the changes would produce for the company. Meetings and data analysis were taking a long time and holding them back from operating at the speed they needed to.

Menu consistency was a challenge. “Our previous system couldn’t make updates centrally. For any menu addition or price change, we had to log onto 50 servers to update each of our 50 hotels individually,” Erica recalled. This process was not only laborious but risked errors. “If someone happened to enter incorrect VAT information at one property, for example, it might go unnoticed for days.”

Da das Atlas-Portfolio aus derselben Marke besteht, war Konsistenz ein wichtiger Teil des Markenerlebnisses. „Wir können es nicht zulassen, dass jemand £5 für sein Bier bezahlt und dann in ein anderes Hotel geht und dort einen anderen Preis vorfindet.“

Die Pandemie hat diese Herausforderungen nur noch verschärft. Sie haben Vereinbarungen mit Lieferanten getroffen und dann in letzter Minute erfahren, dass ein Produkt aufgrund von Lieferkettenproblemen nicht mehr verfügbar war. Auf diese Situationen zu reagieren, war kompliziert. Sie mussten mit dem Datenteam kommunizieren und das Datenteam musste die Änderung einzeln an jedem einzelnen POS hochladen. Bei mehr als 50 Hotels war das ein großes Problem.

Das Atlas-Team musste flexibel genug sein, um sich in einer Umgebung zurechtzufinden, in der sich die Produktverfügbarkeit rasch änderte und schnell in den jeweiligen Immobilien umgesetzt werden musste.

A final challenge was central controls and management. “We needed to manage users and login information centrally with appropriate permissions - and that wasn’t possible before,” Erica said.

Der Such- und Auswahlprozess

Da Erica und Abs wussten, dass eine Änderung der Technologie, auf der ihr Nahrungsmittel- und Getränkeprogramm basierte, erforderlich war, begannen sie, gemeinsam mit ihrem Handelsdirektor und den Daten- und IT-Teams ihren Bedarf zu ermitteln. Anschließend begannen sie mit der Suche nach der besten Lösung auf dem Markt, die diese Anforderungen erfüllen würde.

Infrasys erwies sich schnell als einer der führenden Mitbewerber. Das Atlas-Team erfüllte nicht nur die oben beschriebenen Anforderungen, sondern war auch zuversichtlich, dass eine langfristige Partnerschaft mit Shiji möglich sei.

„Wir möchten sicherstellen, dass unsere Partner für alles geeignet sind, was unsere Marke jetzt und langfristig vorhat“, sagte Abs.

Das Atlas-Team entschied sich, weiterzumachen und zu Infrasys Cloud Point of Sale zu wechseln.

Onboarding und Implementierung

Während manche glauben, man könne beim Kauf einer Technologie einfach einen Schalter umlegen und von den Vorteilen profitieren, wissen versierte Betreiber, dass bei der Einarbeitung und Implementierung Koordination der Schlüssel zum Erfolg ist.

Für Atlas war dieser Prozess eine Partnerschaft zwischen dem Betriebsteam, den Datenteams, der IT und den Anbietern ihrer anderen Technologielösungen wie dem Immobilienverwaltungssystem. Das Atlas-Team hatte vor dem Start mehrere Treffen mit dem Shiji-Team, um sich kennenzulernen und alle Anforderungen für eine erfolgreiche Implementierung zu ermitteln.

Die Vorbereitung und Zusammenarbeit mit den Immobilienverwaltern bei Projektplänen und interner Kommunikation waren entscheidend. „Es erleichtert die Koordination zwischen unseren Teams, wenn wir alle anhand einer kurzen Checkliste arbeiten können, um alle abzustimmen und zu wissen, wer was tun wird.“

Nachdem die Checklisten vor der Installation ausgefüllt und zurückgegeben wurden, ging ein Shiji-Trainer zur Produktaktivierung von Hotel zu Hotel.

Die Vorbereitung hat sich gelohnt. Während sie ursprünglich drei Tage für die Installation eingeplant hatten, konnten die Atlas-Teams sie im Durchschnitt in nur zwei Tagen erledigen, einschließlich technischer Schulung und Beantwortung aller Fragen der Teams.

Erica und Abs waren an den ersten Installationen beteiligt, mussten aber nicht bei jeder Installation des gesamten Portfolios dabei sein. „Da alles so reibungslos lief, konnten wir das Infrasys-Team schließlich Kontakt aufnehmen lassen, die Tests vor der Installation durchführen und dann die Aktivierung vornehmen, ohne dass wir dabei sein mussten. Durch den Aufbau eines durchdachten Systems in Zusammenarbeit mit Shiji und die Erfassung aller erforderlichen Daten verlief die Einarbeitung im gesamten Hotelportfolio schnell.“

Es hat einen großen Unterschied gemacht, dass wir für alle Hotels im Portfolio denselben Installateur eingesetzt haben. „Es ist viel einfacher, wenn dieselbe Person eine Installation wie diese für ein großes Portfolio von Hotels durchführt. Diese Person kann sich die Zeit nehmen, unser Geschäft und unsere Technologie an verschiedenen Standorten kennenzulernen und sie mit unseren anderen Hotels zu teilen. Sie kann Muster im gesamten Portfolio erkennen und erkennen, was die Ursachen für bestimmte Dinge sind.“

Erfolg durch Zusammenarbeit

Recent research indicates more than 80% of hoteliers have experienced failed implementations. So what makes an implementation successful? The Atlas team believes it’s about the quality of your partners, the working relationship with them, and the time invested in building solutions.

„Mir ist aufgefallen, dass Shiji mehr Zeit und Energie in jedes Detail seiner Implementierungen investiert“, sagte Abs. „Jeden Freitag treffen wir uns, um alle aufgetretenen Probleme durchzugehen, wie sie gelöst wurden und wie wir gemeinsam besser werden können.“

Eine weitere Vorgehensweise, die sie bei Implementierungen als hilfreich empfunden haben, ist die Neugruppierung nach der Installation auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse und etwaiger Anpassungen, die für die Zukunft vorgenommen werden müssen.

Für Atlas haben diese Dinge im Vergleich zu anderen Plattformen, mit denen sie gearbeitet haben, einen großen Unterschied gemacht.

Frei und flexibel agieren

Durch die Modernisierung der F&B-Technologie ist das Atlas-Team effizienter, konsistenter und innovativer geworden. Heute erfolgt die Einführung von Menüänderungen in allen Hotels mit einem Mausklick. „Das hat uns viel Arbeit erspart und das Leben so viel einfacher gemacht.“

Abs hat ein Beispiel dafür gegeben, wie man neue Produkte in die Hotelbars einführt und dann bei Bedarf das Menü anpasst. Mit Infrasys können sie Produkte erstellen und diese schnell jedem Hotel basierend auf dessen Standort und Gästedemografie zuordnen.

„Wir nutzen jetzt Logik und Daten, um bessere Entscheidungen zu treffen, statt zeitaufwändig mit verschiedenen Teams zu diskutieren.“

Befähigt, datenbasierte Entscheidungen zu treffen

Atlas kann jetzt wirklich datengesteuerte Entscheidungen treffen. „Ich kann mich ganz einfach bei Infrasys anmelden und mir Berichte über unsere meistverkauften Produkte ansehen. Wir können tägliche Berichte einrichten, die an uns selbst oder an jeden in unserem Team gesendet werden. Das hatten wir vorher nicht.“

Da Erica und Abs nun wissen, welche Artikel sich gut und welche schlecht verkaufen, können sie nun den Produktbestand zwischen den Hotels neu verteilen und Menüs anpassen, um den Gesamtumsatz und die Einnahmen zu steigern. Außerdem konnten sie viel einfacher als zuvor Anreizprogramme für Produktverkäufe durchführen.

„Einer unserer Unternehmensleitsätze besteht darin, Daten zur Entscheidungsfindung zu verwenden. Um zu zeigen, dass wir es damit ernst meinen, haben wir ein Technologie- und ein Datenteam hinzugefügt“, bemerkte Abs.

Diese Investition hat die Kultur des Unternehmens verändert. Jetzt müssen wir uns nicht mehr auf Vermutungen verlassen. Wir verfügen über Daten, die es uns ermöglichen, bessere Entscheidungen zu treffen, unsere Gäste zufriedener zu machen und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Unsere Arbeit mit Shiji ermöglicht all dies.

Wir haben festgestellt, dass unsere Zusammenarbeit mit Shiji produktiver und innovativer war als die anderer.“

Die einfache Erfassung und Analyse von Daten ermöglicht mehr Transparenz, was laut Abs ein Schwerpunkt für Atlas ist. „Daten und Berichte allen zugänglich zu machen – nicht nur den leitenden Angestellten – ist die einzige Möglichkeit, als wirklich datengesteuertes Unternehmen zu agieren. Dadurch können die Nachwuchsführungskräfte in verschiedenen Mitgliedern unseres Betriebsteams die Informationen erhalten, die sie benötigen, um ihre Arbeit besser zu machen. Sie können sich die Produktverkäufe selbst ansehen und diese Informationen nutzen, um mit uns über Verbesserungsmöglichkeiten zu sprechen.“

„Ohne Infrasys hätten wir nicht so schnell erfahren, was sich verkauft und was nicht. Wir brauchten einfach viel mehr Zeit, um die Daten zu bekommen, die wir brauchten“, fügte Erica hinzu.

Vermeidung von Lebensmittelabfällen

Der Einsatz von Infrasys bringt unternehmensweit noch weitere konkrete Vorteile mit sich. Ein Beispiel hierfür ist die Vermeidung von Lebensmittelabfällen. „Bei Atlas war die Vermeidung von Abfällen schon immer eine Priorität für uns. Wir bieten ein kostenloses Frühstück an und dank Infrasys können wir aufzeichnen, welche Produkte verschwendet werden.“

Diese Daten werden dann konsolidiert und überprüft, um Trends im gesamten Unternehmen zu erkennen. „Wir können jetzt entscheiden, welche Produkte eingestellt werden sollten, weil sie bei unseren Gästen nicht gut ankommen.“

Unterstützung neuer Mitarbeiter bei der Einarbeitung

Ein weiterer Vorteil, den Atlas derzeit sieht, ist die Schulung neuer Mitarbeiter. Dieser Vorteil ist besonders wichtig, da die Branche unter einem Mangel an Arbeitskräften leidet.

Neue Mitarbeiter finden die Benutzeroberfläche von Infrasys einfach und intuitiv und die Plattform ist jetzt mit In-App-Schulungen ausgestattet. Atlas hat beispielsweise einen Schulungsprozess namens „Perfect Pour“ entwickelt, der Anleitungen zum optimalen Servieren eines Getränks oder bestimmter Speisen bietet.

„Wir können Anweisungen an der Kasse visuell kommunizieren und auch sehr unerfahrene Teammitglieder können diese konsistent und gut erstellen.“

Mit der Kraft zum Erfolg

Die Arbeit an diesem Projekt hat Erica und Abs gespannt auf die Zukunft gemacht.

„Ich wurde erst vor zwei Jahren Support Operations Manager und habe das Gefühl, dass es für mich noch so viel zu lernen und zu tun gibt“, sagte Erica. „Ich habe festgestellt, dass ich es liebe, neue Initiativen zu erforschen, zu analysieren und einzuführen, die uns helfen, uns weiter zu verbessern.“

Auch für Abs geht es um Weiterentwicklung, sowohl persönlich als auch für die Organisation. „Ich liebe es, mich selbst und die Menschen um mich herum weiterzuentwickeln, und ich glaube, dass uns das gelingt, wenn wir weiterhin intelligentere Entscheidungen hinsichtlich unserer Werkzeuge und Arbeitsweisen treffen.“

Durch die Zusammenarbeit mit Shiji ist das Team motiviert, noch mehr Innovationen in großem Maßstab einzuführen. „Die Zusammenarbeit mit ihnen hat uns und unseren Teams wirklich Türen geöffnet.“ Und die Zeitersparnis durch die Technologie gibt ihnen Zeit, darüber nachzudenken, wie sie sich noch weiter verbessern können.

„Die Botschaft, die ich anderen Hoteliers und jungen Leuten, die in die Branche einsteigen, vermitteln möchte, ist, dass die Zusammenarbeit mit großartigen Partnern enorme Auswirkungen haben kann. Wir haben an vorderster Front unseres Geschäfts angefangen und können Jahre später an diesen Projekten mit großer Wirkung arbeiten. Das macht mir wirklich Spaß und ich freue mich darauf, dies auch weiterhin zu tun“, sagte Abs.

About

Atlas Hotels

Atlas Hotels ist der größte Franchisenehmer von Holiday Inn Express Hotels in Großbritannien und Europa. Es wurde im Jahr 1996 gegründet und im Jahr 2014 in Atlas Hotels umbenannt. Heute besitzt und betreibt das Unternehmen 58 Hotels mit mehr als 7,000 Zimmern an wichtigen Geschäfts- und Freizeitzielen in ganz Großbritannien.

Die Cluster Operations Manager Erica Beckwith und Abs Linton arbeiten seit mehr als 20 Jahren bei Atlas und haben sich über verschiedene Abteilungen innerhalb von Atlas bis zu ihren derzeitigen Führungspositionen in den Full-Service-Immobilien des Unternehmens hochgearbeitet.

Über die Shiji Group

Shiji Group is a multinational technology company that provides software solutions and services for enterprise companies in the hospitality, food service, retail, and entertainment industries, ranging from hospitality technology platforms, hotel management solutions, food and beverage, and retail systems, payment gateways, data management, online distribution and more.

Gegründet 1998 als Anbieter von Netzwerklösungen für Hotels, beschäftigt die Shiji Group heute über 5,000 Mitarbeiter in 80+ Tochtergesellschaften und Marken in über 31 Ländern, die mehr als 91,000 Hotels, 200,000 Restaurants und 600,000 Einzelhandelsgeschäfte bedienen.

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