Wie Atlas Hotels mithilfe von Technologie in einer sich schnell verändernden F&B-Umgebung zurechtkam

Während der Pandemie startete Atlas für seine Betriebsleiter einen Entwicklungskurs namens „Evolve“, der die Arbeit an Projekten unterstützte, die das Unternehmen in den kommenden Jahren verändern würden.

Abs und Erica beschlossen, ihre Bemühungen auf Speisen und Getränke zu konzentrieren, weil sie eine Leidenschaft für diesen Bereich der Gastronomie haben und ein gemeinsames Interesse daran haben, neue Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz zu finden. „Ich bin immer neugierig, wie wir Dinge besser machen und unseren Teammitgliedern das Leben leichter machen können“, sagte Abs. „Die Teilnahme an Evolve hat uns eine strategische Denkweise vermittelt und wir wussten, dass es eine Möglichkeit gab, sowohl die Effizienz als auch die Konsistenz zu verbessern.“

Herausforderung durch veraltete Technologie

Die Erfahrungen, die Abs und Erica bei ihrer Arbeit im operativen Geschäft und bei der Leitung von Betriebsteams gesammelt hatten, machten deutlich, dass es einige Dinge gab, die sie in Bezug auf ihre Lebensmittel- und Getränketechnologie zurückhielten.

Menu updates were time-consuming. Any changes required going through a planning process with data and purchasing teams to present a forecast of what they thought the changes would produce for the company. Meetings and data analysis were taking a long time and holding them back from operating at the speed they needed to.

Menu consistency was a challenge. “Our previous system couldn’t make updates centrally. For any menu addition or price change, we had to log onto 50 servers to update each of our 50 hotels individually,” Erica recalled. This process was not only laborious but risked errors. “If someone happened to enter incorrect VAT information at one property, for example, it might go unnoticed for days.”

Da das Atlas-Portfolio aus derselben Marke besteht, war Konsistenz ein wichtiger Teil des Markenerlebnisses. „Wir können es nicht zulassen, dass jemand £5 für sein Bier bezahlt und dann in ein anderes Hotel geht und dort einen anderen Preis vorfindet.“

Die Pandemie hat diese Herausforderungen nur noch verschärft. Sie haben Vereinbarungen mit Lieferanten getroffen und dann in letzter Minute erfahren, dass ein Produkt aufgrund von Lieferkettenproblemen nicht mehr verfügbar war. Auf diese Situationen zu reagieren, war kompliziert. Sie mussten mit dem Datenteam kommunizieren und das Datenteam musste die Änderung einzeln an jedem einzelnen POS hochladen. Bei mehr als 50 Hotels war das ein großes Problem.

Das Atlas-Team musste flexibel genug sein, um sich in einer Umgebung zurechtzufinden, in der sich die Produktverfügbarkeit rasch änderte und schnell in den jeweiligen Immobilien umgesetzt werden musste.

A final challenge was central controls and management. “We needed to manage users and login information centrally with appropriate permissions - and that wasn’t possible before,” Erica said.

Der Such- und Auswahlprozess

Da Erica und Abs wussten, dass eine Änderung der Technologie, auf der ihr Nahrungsmittel- und Getränkeprogramm basierte, erforderlich war, begannen sie, gemeinsam mit ihrem Handelsdirektor und den Daten- und IT-Teams ihren Bedarf zu ermitteln. Anschließend begannen sie mit der Suche nach der besten Lösung auf dem Markt, die diese Anforderungen erfüllen würde.

Infrasys erwies sich schnell als einer der führenden Mitbewerber. Das Atlas-Team erfüllte nicht nur die oben beschriebenen Anforderungen, sondern war auch zuversichtlich, dass eine langfristige Partnerschaft mit Shiji möglich sei.

„Wir möchten sicherstellen, dass unsere Partner für alles geeignet sind, was unsere Marke jetzt und langfristig vorhat“, sagte Abs.

Das Atlas-Team entschied sich, weiterzumachen und zu Infrasys Cloud Point of Sale zu wechseln.

Recent research indicates more than 80% of hoteliers have experienced failed implementations. So what makes an implementation successful? The Atlas team believes it’s about the quality of your partners, the working relationship with them, and the time invested in building solutions.

„Mir ist aufgefallen, dass Shiji mehr Zeit und Energie in jedes Detail seiner Implementierungen investiert“, sagte Abs. „Jeden Freitag treffen wir uns, um alle aufgetretenen Probleme durchzugehen, wie sie gelöst wurden und wie wir gemeinsam besser werden können.“

Eine weitere Vorgehensweise, die sie bei Implementierungen als hilfreich empfunden haben, ist die Neugruppierung nach der Installation auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse und etwaiger Anpassungen, die für die Zukunft vorgenommen werden müssen.

Für Atlas haben diese Dinge im Vergleich zu anderen Plattformen, mit denen sie gearbeitet haben, einen großen Unterschied gemacht.

Frei und flexibel agieren

Durch die Modernisierung der F&B-Technologie ist das Atlas-Team effizienter, konsistenter und innovativer geworden. Heute erfolgt die Einführung von Menüänderungen in allen Hotels mit einem Mausklick. „Das hat uns viel Arbeit erspart und das Leben so viel einfacher gemacht.“

Abs hat ein Beispiel dafür gegeben, wie man neue Produkte in die Hotelbars einführt und dann bei Bedarf das Menü anpasst. Mit Infrasys können sie Produkte erstellen und diese schnell jedem Hotel basierend auf dessen Standort und Gästedemografie zuordnen.

„Wir nutzen jetzt Logik und Daten, um bessere Entscheidungen zu treffen, statt zeitaufwändig mit verschiedenen Teams zu diskutieren.“

Befähigt, datenbasierte Entscheidungen zu treffen

Atlas kann jetzt wirklich datengesteuerte Entscheidungen treffen. „Ich kann mich ganz einfach bei Infrasys anmelden und mir Berichte über unsere meistverkauften Produkte ansehen. Wir können tägliche Berichte einrichten, die an uns selbst oder an jeden in unserem Team gesendet werden. Das hatten wir vorher nicht.“

Da Erica und Abs nun wissen, welche Artikel sich gut und welche schlecht verkaufen, können sie nun den Produktbestand zwischen den Hotels neu verteilen und Menüs anpassen, um den Gesamtumsatz und die Einnahmen zu steigern. Außerdem konnten sie viel einfacher als zuvor Anreizprogramme für Produktverkäufe durchführen.

„Einer unserer Unternehmensleitsätze besteht darin, Daten zur Entscheidungsfindung zu verwenden. Um zu zeigen, dass wir es damit ernst meinen, haben wir ein Technologie- und ein Datenteam hinzugefügt“, bemerkte Abs.

Diese Investition hat die Kultur des Unternehmens verändert. Jetzt müssen wir uns nicht mehr auf Vermutungen verlassen. Wir verfügen über Daten, die es uns ermöglichen, bessere Entscheidungen zu treffen, unsere Gäste zufriedener zu machen und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Unsere Arbeit mit Shiji ermöglicht all dies.

Wir haben festgestellt, dass unsere Zusammenarbeit mit Shiji produktiver und innovativer war als die anderer.“

Die einfache Erfassung und Analyse von Daten ermöglicht mehr Transparenz, was laut Abs ein Schwerpunkt für Atlas ist. „Daten und Berichte allen zugänglich zu machen – nicht nur den leitenden Angestellten – ist die einzige Möglichkeit, als wirklich datengesteuertes Unternehmen zu agieren. Dadurch können die Nachwuchsführungskräfte in verschiedenen Mitgliedern unseres Betriebsteams die Informationen erhalten, die sie benötigen, um ihre Arbeit besser zu machen. Sie können sich die Produktverkäufe selbst ansehen und diese Informationen nutzen, um mit uns über Verbesserungsmöglichkeiten zu sprechen.“

„Ohne Infrasys hätten wir nicht so schnell erfahren, was sich verkauft und was nicht. Wir brauchten einfach viel mehr Zeit, um die Daten zu bekommen, die wir brauchten“, fügte Erica hinzu.

Vermeidung von Lebensmittelabfällen

Der Einsatz von Infrasys bringt unternehmensweit noch weitere konkrete Vorteile mit sich. Ein Beispiel hierfür ist die Vermeidung von Lebensmittelabfällen. „Bei Atlas war die Vermeidung von Abfällen schon immer eine Priorität für uns. Wir bieten ein kostenloses Frühstück an und dank Infrasys können wir aufzeichnen, welche Produkte verschwendet werden.“

Diese Daten werden dann konsolidiert und überprüft, um Trends im gesamten Unternehmen zu erkennen. „Wir können jetzt entscheiden, welche Produkte eingestellt werden sollten, weil sie bei unseren Gästen nicht gut ankommen.“